어쩌면 내년 이후, 우리는 마스크를 벗을 수 있다고 희망하고 있습니다. 전문가들은 팬데민 이후의 세상은 전과 100% 똑같은 모습이 아니라는 것이라고 말합니다. 글로벌 컨설팅 기업 메캔지(Mckinsey)에 따르면 팬데믹으로 원격 근무, 비대면 회의, 자동화 시스템 등이 빠르게 자리 잡았다고 합니다. 또 익숙함과 편리함을 느낀 사람들은 팬데믹 이후에도 바뀐 비즈니스 트렌드를 그대로 유지할 가능성이 크다고 합니다.
이미 구글, 아마존과 같은 전 세계의 유수 기업들은 팬데믹 이전과 완전히 달라진 새로운 기억 문화를 체득했습니다. 팀원들이 한자리에 모두 모이지 않고도 더 활발하고 원활하게 업무를 할 수 있도록 관련 기술과 서비스가 진화했습니다. 사람들 또한 이런 변화에 긍정적인 반응을 보입니다.
이러한 변화는 비즈니스 곳곳에서 나타나고 있습니다. 경쟁 입찰, 소위 비딩을 진행하는 방식에서 보입니다. 예전엔 고객사에서 몇몇 소수의 에이전시를 초청해 경쟁 입찰을 위한 프레젠테이션을 하고 업체 선정을 해왔습니다. 하지만 이제는 비대면으로 제안서를 받는 경우가 많아졌습니다.
제안서는 이제 프레젠테이션을 위한 배경 화면이 아닙니다. 그 자체로 충분히 고객을 설득하고 마음을 사로 잡아야 하는 역할이 되었습니다. 그만큼 제대로 잘 만든 제안서의 중요성이 더욱 커졌습니다. 이러한 비대면 시대엔 성공하는 제안서 비결이 따로 있습니다.
성공하는 제안서 비법 1.
충분한 리서치를 통해 100% 고객 맞춤형 제안서를 써라
제안서를 작성할 때 가장 먼저 해야 할 것은 바로 충분한 리서치입니다. 그리고 이 리서치를 통해 고객의 정체성. 즉, 고객을 제대로 바라보고 있는지, 어떤 방향으로 나아가야 하는지 비전을 제시할 수 있어야 합니다.
고객사의 현재 상황과 목표, 경쟁사 분석, 산업이 직면하고 있는 위기와 기회 그리고 그 안에서 고객이 가치를 창출할 방법에 대해 충분히 고민해야 합니다. 그리고 제안서 안에 그 내용을 잘 녹여내야 합니다.
고객에게 그 누구보다도 당신이 고객사의 현황과 문제를 가장 잘 파악하고 동감하고 있음을 보여줘야 합니다. 오직 고객사만을 위한 고민과 문제 해결 방법을 제시하는 것. 이것은 성공하는 제안서의 가장 첫 번째 비법입니다.
성공하는 제안서 비법 2.
명쾌하고 구체적으로 콘텐츠를 소개하라
제안서에 들어갈 내용이 준비되었나요? 이제 본격적으로 어떻게 내용을 구성할지 고민해야 합니다. 가장 첫 장에 들어갈 ‘개요’엔 너무 많은 시간과 에너지를 쏟아부을 이유가 없습니다. 고객이 공개 입찰할 때 제시한 내용. 즉, 이번 비딩에 요청한 내용을 다시금 정리해서 보여주기만 하면 됩니다.
이 ‘개요’ 작성 시 가장 중요한 것은 명확, 간결입니다. 간단하게 현 상황에 대한 문제를 이해, 공감하세요. 그리고 프로그램 제안의 이유와 목표, 예측 효과에 대해 넣어주면 됩니다.
제안서의 가장 핵심이 되는 프로그램 소개 부분은 최대한 풍성하고 구체적이어야 합니다. 동시에 이해하기 쉽게 작성되어야 합니다. 프로그램 제안을 하는 데 실행 주체와 타깃, 실행 방법에 대해 자세하게 넣어주는 것이 좋습니다. 고객사의 질문이 가장 많이 나올 수 있는 부분이기도 합니다.
이때 단계별 소요 시간과 전체 프로그램의 타임라인을 보여주는 것도 중요합니다. 이것은 고객사와의 첫 약속입니다. 고객사가 향후 일정을 계획하고 예측하는데 중요한 요소가 되어줄 것입니다.
만약 고객사에 새로운 프로그램 중에 기존에 성공적으로 진행해본 경험이 있다면 케이스 스터디로 추가해보는 것도 좋습니다. 프로그램을 통해 어떠한 성과를 냈는지. 그리고 함께 일한 고객사 담당자의 평사와 만족도에 대해 간략히 넣어주세요. 보고서의 신뢰도는 상승할 수밖에 없습니다.
여기에 또 작은 성공 비법이 있습니다. 고객에게 ‘만약, 지금 제안하는 프로그램을 실행하지 않는다면’ 그 결과와 어떻게 하면 될지 보여주는 방식을 사용하는 것입니다. 이 경우 향후 6개월, 12개월 타임라인을 정해놓고 업계에서 예측되는 변화와 고객사에 미칠 수 있는 부정적 영향에 대해 간단히 보여주는 것입니다.
이는 자연스럽게 왜 우리가 지금 고객사에 이런 프로그램을 제안하는지. 그리고 지금이 바로 그것을 실행할 프라임타임 즉 적기라는 것을 보여줄 수 있습니다. 만약 이것이 고객의 마음을 조금이라도 움직였다면 절반은 성공한 것입니다. 이쯤 되면 아마 고객사는 다른 경쟁사에 이 제안 프로그램을 뺏기고 싶지 않다고 생각하게 됩니다.
성공하는 제안서 비법 3.
제안서를 빛나게 해주고, 승리로 이끌어 줄 디자인의 중요성
비대면 시대의 성공하는 제안서 핵심은 단순히 제안서의 역할을 하는 것이 아닌 바로 실행 계획서가 될 수 있도록 해야 합니다. 따라서 최대한 구체적으로 상세하게 작성하는 것입니다. 그러기 위해서 많은 양의 정보가 한눈에 보기 쉽게 정리되어야 합니다. 바로 여기에 승자들의 비밀 무기가 숨겨져 있습니다.
디자인 플랫폼 업체에서 제공하는 ‘전문 템플릿’을 활용하는 것입니다. 그중 미리캔버스가 대표적입니다. 직관적인 인터페이스와 손쉬운 사용법으로 누구든지 짧은 시간 안에 자기 생각을 비주얼화시킬 수 있습니다. 미리캔버스는 성공하는 제안서 작성을 위한 비장의 무기입니다.
미리캔버스와 같은 디자인 플랫폼이 점점 더 많이 활용되고 있는데 이유가 있습니다. 바로 사용자가 수많은 이미지, 폰트 등을 저작권 문제없이 활용할 수 있습니다. 따라서 제안서의 콘텐츠에 집중할 수 있게 됩니다.
또한, 팀원이나 부서 전체가 함께 작성하는 제안서의 경우 디자인 협업 툴 미리캔버스 엔터프라이즈를 사용하면 통합, 검토, 수정 작업이 월등히 쉬워집니다. 예전에는 팀원들이 각자 사용하는 프로그램으로 작성을 하다 보면 깨지거나 그래프가 엉망이 되는 경우가 발생했습니다. 그 때문에 취합 과정에서 불필요한 인력과 시간이 낭비되었습니다. 하지만 미리캔버스 엔터프라이즈 버전을 사용하면 그럴 이유가 없습니다.
마지막으로 고객이 제안서를 받았을 때 PC는 물론, 모바일에서도 제대로 열리는지 확인하는 것은 매우 중요합니다. 이런 디자인 플랫폼은 모바일에서도 최적화되었기 때문에 누구든지 전문가 수준의 자료를 손쉽게 만들 수 있습니다.
모든 제안서 준비가 끝났다면, 예상 Q&A를 준비하라
제안서 준비가 완벽하게 끝나셨나요? 그렇다면 준비해야 할 것이 하나 남았습니다. 바로 작성한 제안서를 바탕으로 예상 Q&A를 준비하는 것입니다. 제안서를 받은 고객사는 프로그램 내용에 관심을 보이거나, 궁금한 점을 질문할 수 있습니다. 또 어떤 경우는 비판적인 태도로 긴장하게 만들 수 있습니다. 경쟁 입찰에서 누구나 겪을 수 있는 경험입니다.
성공하는 비딩을 위해서 이런 경우를 기회로 만들어야 합니다. 바로 예상 Q&A 준비를 통해서입니다. 제안서가 완성된 후 고객사의 입장에서 여러 번 읽어보세요. 질문이 나올 수 있는 부분을 모두 생각해주는 것이 중요합니다. 이때 단순한 한두 줄의 이메일 회신이나 자칫 변명처럼 들릴 수 있는 답변을 준비해서는 안 됩니다. 미리 완성도 있게 준비된 자료로 보충 설명을 한다면 고객사의 신뢰도를 더 높일 수 있습니다.
비대면 시대에 더 중요해진 성공하는 제안서 작성. 이제 이런 방법을 잘 활용해 보세요. 승리는 여러분의 것입니다. 세 가지 성공 비법과 Q&A 부분을 실무에 적용해 보세요.
제안서의 완성도를 높이고 싶으신가요?
잘 만든 제안서를 좀 더 완성도 있게 만들어 싶으시다면, 미리캔버스 엔터프라이즈를 활용하세요. 팀원들과 협업해 제작 시간을 단축할 수 있습니다. 완성도 높은 제안서 작성과 문서 관리를 위해 미리캔버스 엔터프라이즈를 도입하시기 바랍니다. 베타 서비스가 종료되는 2021년 11월 말까지 모든 기업에서 무료로 사용하실 수 있습니다. 아래 배너 클릭하고 서비스에 대해 자세히 알아보세요.
