신입 사원 알고 싶은 비즈니스 예절의 모든 것!

자꾸만 울리는 전화 벨소리 어떻게 받아야 할지 궁금하다면?!
무료 디자인 플랫폼 미리캔버스가 신입 사원이 알아야 할 비즈니스 예절을 알려드릴게요.

아무도 알려주지 않았던 직장 생활의 모든 것!
전화 받는 법부터 돌려주기까지 쉽지만 처음이라면 당황스러운 회사 전화 예절과
올바른 응대 방법 미리캔버스가 알려주는 꿀팁들을 따라 해보세요!

신입 사원 전화 업무도 똑부러지게

1. 전화 받을 때 받는 사람의 정보를 분명하게 알리기

회사 업무는 비즈니스의 영역이기 때문에 누구세요? 혹은 여보세요? 라고 받기보다 “미리캔버스 김미리입니다.” 혹은 “감사합니다. 미리캔버스입니다.”
등 전화 받은 사람이 누구인지 이름과 회사 이름, 부서명 등을 분명하게 말씀해주세요.

2. 신입 사원 메모하고 또 메모하세요

전화를 하다 보면 간단한 말도 잊어버리기 쉽습니다. 특히 담당자 대신 전화를 받았을 땐 정확한 내용을 전달해줘야 하기 때문에 간단한 정보라도 메모를
하는 것이 좋아요. 발신자의 이름과 연락처, 용건 등을 메모하는 습관을 들여보세요. 담당자에게도 나에게도 모두 좋은 습관이예요.

3. 전화를 끊을 땐 기다리세요.

회사 전화는 보통 전화를 건 쪽이 먼저 끊습니다. 전화를 건 쪽에서 아직 용무가 남았을 수도 있으니 대화가 끝난 뒤 바로 끊는 것이 아닌 상대방이 끊을 때까지 기다리거나, 약 5초 뒤에 끊는 것이 예의입니다. 또, 상대방보다 먼저 끊게 된다면 “감사합니다” 혹은 “끊겠습니다” 등의 인사말을 덧붙이는 것이 좋습니다.

신입 사원은 모르는 회사 전화의 기능들

집 전화와는 조금 다른 회사 전화의 특별한 기능! 당겨받기와 돌려주기입니다.

1. 당겨받기

당겨받기란 다른 자리에서 울리는 전화를 내 전화로 받는 기능입니다. 담당자가 자리를 잠시 비웠을 때, 3-4번이 울려도 돌아오지 않는다면 전화를 대신 받아주세요. 수화기를 들고, 당겨 받기를 누르면 내 전화로 연결됩니다. 당겨 받을 때는 “대신 받았습니다” 라는 말로 담당자가 잠시 자리를 비웠다는 것을 알려주는 것이 좋아요. 담당자 대신 전화를 받았을 땐 메모하는 것 잊지 마세요!

2. 돌려주기

돌려주기란 내 전화를 다른 자리로 전달하는 기능입니다. 대신 전화를 받고 있을 때 담당자가 자리에 돌아오면 전화를 다시 돌려주세요. 수화기를 들고 돌려주기 버튼을 누른 뒤 담당자의 내선 번호를 눌러주세요. 담당자에게 전화가 연결되었다면 수화기를 내리면 됩니다.

신입 사원 전화 받기 생각보다 어렵지 않아요.

아직 신입이기 때문에 전화 내용을 이해하기 어렵다면, 모르는 내용을 답변하는 것보다 “담당자분께 확인한 후 연락드리겠습니다”라는 말로 양해를 구한 뒤 메모한 내용을 토대로 담당자에게 정확한 내용을 전달해 주세요. 신입 사원이 꼭 알아야 하지만 아무도 알려주지 않았던 전화 예절, 간단하죠?!
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